Grado: P3
N煤mero de la vacante: RAPS/2/2024/RELMEETINGS/01
Fecha de publicaci贸n: 6 de mayo de 2024
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 6 de junio de 2024
Job ID: 11937
Departamento: RELMEETINGS
Unidad: OFFCONF
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
Pueden participar:
- Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
- Los candidatos/as externos/as.
Se anima a postular al personal con m谩s de cinco a帽os de servicio continuo en la OIT.
Las candidaturas de los funcionarios que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendr谩n en cuenta.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en l铆nea debido a una discapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).
Se tendr谩n especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendr谩n una representaci贸n escasa o nula en un futuro pr贸ximo. Se facilita una lista de esos pa铆ses en la p谩gina web ILO Jobs: Nacionalidades no suficientemente representadas
Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as as铆 como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categor铆a superior completen con 茅xito el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el 煤nico documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones m铆nimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades espec铆ficas de este puesto.
Los requisitos ling眉铆sticos espec铆ficos para este puesto se detallan a continuaci贸n. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categor铆a de servicios org谩nicos que no hayan superado su per铆odo de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (espa帽ol, franc茅s e ingl茅s), deber谩n poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podr谩 exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros a帽os de servicio.
Introducci贸n
El puesto est谩 adscrito al Servicio de Relaciones Oficiales y de Gesti贸n de Conferencias (OFFCONF) del Departamento de Reuniones, Documentos y Relaciones Oficiales (RELMEETINGS). Este departamento se encarga de la prestaci贸n de servicios a los 贸rganos rectores de la OIT (Conferencia Internacional del Trabajo, Consejo de Administraci贸n y reuniones regionales) y de las relaciones oficiales con los Estados Miembros. Adem谩s de planear y organizar las reuniones de dichos 贸rganos, presta una amplia gama de servicios de apoyo a los mandantes tripartitos durante la preparaci贸n, la celebraci贸n y el seguimiento de las reuniones oficiales de la OIT.
El/la titular del puesto se encargar谩 de coordinar los servicios de interpretaci贸n para las reuniones, conferencias y eventos que se celebren en la sede de la OIT, en estrecha colaboraci贸n con las partes interesadas tanto en RELMEETINGS como en los departamentos pertinentes de la sede de la OIT.
El/la titular del puesto depender谩 del Jefe de la Unidad de Gesti贸n de Conferencia (CMU).
Funciones espec铆ficas
1. Supervisar el trabajo diario del personal auxiliar en los servicios de interpretaci贸n, velando por el buen funcionamiento y resultados de excelente calidad.
2. Prever la contrataci贸n de int茅rpretes necesarios para cubrir todas las reuniones y eventos celebrados en la sede de la OIT; comprobar la disponibilidad de int茅rpretes en funci贸n de los idiomas que se necesitan, y supervisar su contrataci贸n.
3. Preparar y coordinar las tareas asignadas a los int茅rpretes para reuniones de alto nivel, por ejemplo, las del Consejo de Administraci贸n y de la Conferencia Internacional del Trabajo.
4. Facilitar informaci贸n relevante a los organizadores de las reuniones para asegurar el buen funcionamiento de los servicios de interpretaci贸n en todas las reuniones y eventos celebrados en la sede de la OIT, independientemente de su formato.
5. Asegurar la coordinaci贸n diaria de los int茅rpretes independientes contratados por la OIT durante las reuniones, manteni茅ndolos informados de las reuniones o eventos para los que han sido contratados y facilit谩ndoles todos los documentos e informaci贸n pertinentes.
6. Supervisar el mantenimiento y la actualizaci贸n de la herramienta electr贸nica utilizada para hacer un seguimiento de la disponibilidad de los int茅rpretes y las tareas que se les asignan. Actuar de enlace con el Departamento de Gesti贸n de la Informaci贸n y de las Tecnolog铆as para mejorar la eficacia de la herramienta y responder a la evoluci贸n de las necesidades operativas.
7. Recopilar datos y mantener la informaci贸n en la herramienta electr贸nica en aras de la integridad de los datos y con miras a la elaboraci贸n de informes estad铆sticos. Analizar datos con el fin de fundamentar la toma de decisiones y optimizar los servicios de interpretaci贸n.
8. Elaborar y actualizar directrices y procedimientos operativos est谩ndar para los servicios de interpretaci贸n cuando sea necesario.
9. Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.Estas funciones espec铆ficas se ajustan a la descripci贸n gen茅rica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones gen茅ricas siguientes:
Funciones gen茅ricas
1. Supervisar los asuntos financieros, administrativos y de personal, y preparar el plan de operaciones de la unidad de trabajo pertinente.
2. Redactar contenidos y preparar presupuestos para las propuestas de Programa y Presupuesto. Participar en la preparaci贸n de documentos de proyectos presentados para conseguir financiaci贸n externa y elaborar los informes presupuestarios finales sobre los proyectos aprobados. Redactar otros informes y documentos sobre asuntos program谩ticos y financieros. Preparar correspondencia relativa a cuestiones financieras, de gesti贸n o relativas al personal.
3. Controlar los ingresos y los gastos, y preparar an谩lisis peri贸dicos de la situaci贸n financiera. Verificar las cuentas mensuales, y adoptar las medidas correctivas pertinentes. Examinar las solicitudes de gastos teniendo en cuenta los recursos disponibles. Verificar las facturas y aprobar los pagos. Elaborar distintos documentos relacionados con las transacciones financieras.
4. Elaborar distintos documentos relacionados con las transacciones financieras.
5. Mantener contactos con otros departamentos para concertar acuerdos financieros y administrativos.
6. Gestionar los movimientos de personal. Garantizar la coordinaci贸n con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos en lo relativo a la contrataci贸n. Administrar los acuerdos contractuales, en particular los de colaboraci贸n externa.
7. Controlar la compra, el inventario y el mantenimiento del mobiliario, los equipos y los suministros.
8. Organizar los viajes y realizar los c谩lculos para las misiones. Cuando proceda, emprender misiones para examinar aspectos financieros y administrativos relativos a proyectos o participar en la organizaci贸n de seminarios.
9. Examinar y analizar la ejecuci贸n de proyectos y los informes de situaci贸n para asegurar que los productos se adec煤en a los objetivos y valorar la necesidad de reasignar material o personal, o proponer otras medidas para mejorar la ejecuci贸n.
10. Coordinar y organizar talleres y reuniones.
11. Supervisar el trabajo del personal administrativo auxiliar.
12. Responder a preguntas relativas a la programaci贸n y la gesti贸n, y asegurar el seguimiento necesario.Calificaciones requeridas
Educaci贸n
T铆tulo universitario superior (m谩ster o equivalente) en interpretaci贸n, gesti贸n de conferencias u otra disciplina conexa. En lugar de un t铆tulo universitario superior, se aceptar谩 un t铆tulo universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los 谩mbitos mencionados u otra disciplina conexa, en combinaci贸n con dos a帽os adicionales de experiencia pertinente, adem谩s de la experiencia requerida que se menciona a continuaci贸n.
Experiencia
Cinco a帽os de experiencia en el campo de la interpretaci贸n y cuestiones relacionadas con las conferencias.
Idiomas
Se requiere un excelente dominio de uno de los idiomas de trabajo de la OIT (espa帽ol, franc茅s o ingl茅s) y conocimiento pr谩ctico de un segundo idioma de trabajo de la Organizaci贸n. El ingl茅s debe ser uno de ellos. Se valorar谩 el conocimiento de un tercer idioma de trabajo.
Competencias
Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT, para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Conocimiento s贸lido de la normativa financiera. Conocimiento de las pol铆ticas, los procedimientos administrativos y las pr谩cticas de la Oficina en relaci贸n con las reuniones oficiales y la gesti贸n de conferencias. Capacidad para investigar e interpretar las distintas directrices y pol铆ticas que se han de aplicar para resolver cuestiones dif铆ciles de car谩cter administrativo. Aptitudes para la soluci贸n de problemas y la gesti贸n de cambios. Buenas dotes de redacci贸n y de comunicaci贸n. Capacidad para trabajar con aplicaciones inform谩ticas. Dotes de organizaci贸n. Capacidad para elaborar y supervisar el presupuesto de un programa o proyecto. Buen conocimiento de las actividades, los objetivos y el 谩mbito t茅cnico de la unidad de trabajo y dotes para llevar a cabo un seguimiento eficaz de los programas de trabajo y los recursos. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.
Condiciones de empleo
- Todo contrato/pr贸rroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las dem谩s normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT est谩 supeditada a la certificaci贸n por el Asesor M茅dico de la OIT de que la persona en cuesti贸n est茅 apta f铆sicamente para desempe帽ar las exigencias inherentes y espec铆ficas de la posici贸n ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contrataci贸n, se solicitar谩 al candidato seleccionado someterse a un examen m茅dico.
- El primer contrato se prorrogar谩 por un per铆odo de 24 meses.
- Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedar谩 sujeta a prueba durante sus dos primeros a帽os de servicio.
- Toda pr贸rroga de contrato posterior al per铆odo de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese per铆odo, una conducta y un desempe帽o satisfactorios.
Para m谩s informaci贸n sobre las condiciones de empleo, s铆rvase consultar la p谩gina Contrataci贸n internacional en el sitio web ILO Jobs.
Informaci贸n importante
Se informa a los funcionarios/as de la categor铆a de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecer谩 el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneraci贸n neta. De conformidad con el art铆culo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no ser谩 en ning煤n caso superior al sueldo m谩ximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaraci贸n, s铆rvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contrataci贸n electr贸nica de la OIT, ILO Jobs. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Dependiendo de la ubicaci贸n y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnolog铆as de comunicaci贸n como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluaci贸n de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contrataci贸n, incluyendo el centro de evaluaci贸n, las pruebas t茅cnicas y las entrevistas.
La OIT tiene una pol铆tica de cero tolerancia ante la explotaci贸n y los abusos sexuales, y velar谩 con determinaci贸n por que ning煤n miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organizaci贸n sea v铆ctima, directa o indirectamente de actos de explotaci贸n y abusos sexuales. Para garantizar que la Organizaci贸n no contrate a personas con un historial comprobado de explotaci贸n, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificaci贸n de los antecedentes de los candidatos bajo consideraci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.