El propósito del Asistente Administrativo es brindar apoyo integral a la unidad de soporte en la ejecución de procesos administrativos, garantizando la correcta gestión documental, el control de inventarios y la organización general de las actividades del área. Asegurarla adecuada validación de formatos, el mantenimiento de estructuras digitales ordenadas y la eficiente coordinación de tareas administrativas, contribuyendo al funcionamiento ágil, organizado y efectivo del equipo de soporte.
Responsabilidades genéricas
1. Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
2. Apoyar con la implementación del portafolio de funciones de soporte de acuerdo con el plan de acción
3. Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por supervisión directa
4. Asegurar el archivo adecuado de los documentos
5. Promover y compartir ideas para fortalecer las funciones de apoyo
6. Ejecutar las funciones de soporte delegadas por la jefatura de soporte en el marco de su descripción del cargo.
Responsabilidades específicas
1. Brindar apoyo a líder de equipo de soporte en la gestión de procesos administrativos. (alojamientos. Tiquetes aéreos, gestión de gastos fijos)
2. Apoyar en la organización y control de inventarios de visibilidad, papelería y aseo de las oficinas de Bogotá
3. Dar seguimiento a la facturación emitida por proveedores de mensajería local y nacional del área.
4. Gestionar base de datos de correspondencia adjuntando pruebas y documentos soporte de la documentación de entrada y salida, así como monitorear que los proveedores de mensajería hagan entrega oportuna de los servicios solicitados.
5. Apoyar la elaboración de correspondencia general en español y en inglés.
6. Gestionar la herramienta de reservas para salas de reuniones y llevar registro de asignación.
7. Preparar, enviar y monitorear invitaciones y confirmaciones a eventos internos, externos y a reuniones de personal.
8. Apoyar en la recopilación y consolidar el archivo físico de la operación del área de Bogotá – unidad de soporte para las transferencias documentales de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental.
9. Apoyar los procesos básicos de preservación de documentos.
10. Revisar archivos periódicamente para garantizar que estén completos y clasificados correctamente.
11. Apoyo en la validación y organización de carpetas digitales de la unidad de soporte.
12. Apoyar en el proceso de aceptación de facturación electrónica a través del sistema Facture, de acuerdo con los lineamientos de la organización.
13. Apoyar la implementación de actividades PSI incluidas en el Plan de Acción de la oficina país relevantes para su unidad/equipo.
14. Las demás tareas asignadas por su supervisor en el cumplimiento de los objetivos del cargo.
Competencias Profesionales Genéricas
Son las competencias profesionales o técnicas, los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios para un desempeño eficaz que permita obtener el resultado deseado que exige esta función
Experiencia de trabajo en funciones de soporte en contextos de ayuda humanitaria.
Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes
Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo
Algún conocimiento en el idioma Inglés
Algún conocimiento en facturación electrónica.
Competencia, conocimientos y experiencia relacionados con el contexto
Técnico o tecnólogo en especialidades administrativas y de recepción, o estudiante de 5to semestre de administración de empresas o carreras afines. Se valorará positivamente otro tipo de nivel educativo.
Mínimo seis (6) meses de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
Experiencia comprobada en el uso de MS Office (Word, Excel, Power Point).
Excelente manejo oral y escrito del español.
Excelente ortografía.
The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee. Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people. At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion. Together, we save lives and rebuild futures. Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to: • treat everyone with respect and dignity • contribute to building a safe environment for all • never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH) • always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH