La Oficina de PNUD Costa Rica en su compromiso intrínseco con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás.
Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, migrantes, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones.
El PNUD rechaza la violencia contra las mujeres, el hostigamiento sexual y la explotación sexual en cualquiera de sus formas, así como el acoso, la discriminación y el abuso de autoridad, por lo que las personas colaboradoras deben mostrar un historial intachable al respecto y una conducta integra y basada en el respeto y la no discriminación.
Background
Como agencia líder de las Naciones Unidas en desarrollo internacional, el PNUD trabaja en 170 países y territorios para erradicar la pobreza y reducir la desigualdad. Ayudamos a los países a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo, habilidades de asociación, capacidades institucionales y a desarrollar resiliencia para lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Nuestro trabajo se concentra en tres áreas de enfoque; desarrollo sostenible, gobernanza democrática y consolidación de la paz, y resiliencia climática y ante desastres.
El mandato del PNUD es poner fin a la pobreza, construir una gobernanza democrática, un estado de derecho e instituciones inclusivas. Abogamos por el cambio y conectamos a los países con el conocimiento, la experiencia y los recursos para ayudar a las personas a construir una vida mejor.
Trabajamos en Gobernanza para forjar sociedades pacíficas, justas e inclusivas, así como en Naturaleza, Clima y Energía, siempre con la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres como nuestro centro.
En Costa Rica las acciones del PNUD tienen como objetivo principal la promoción del desarrollo y los derechos humanos, la protección del ambiente y el apoyo al país para lograr la inclusión social de todas las poblaciones del país, así como el fortalecimiento de su sistema democrático.
Este enfoque implica una drástica modificación de los enfoques tradicionales del desarrollo, fuertemente ligados al logro del crecimiento económico. Esta visión tiene claros puntos de contacto con la experiencia costarricense en las últimas décadas, que le hace figurar hoy en la vanguardia del mundo en desarrollo en materia de bienestar para su población.
La(el) Asociada(o) Administrativa(o) y de logística, debe trabajar en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos del PNUD, para resolver problemas complejos relacionados con las finanzas, adquisiciones, programas y el intercambio de información, y estará destacada (o), en la Oficina de la contraparte nacional del proyecto, en la ciudad de San José.
La persona Asociada Administrativa brindará servicios al proyecto “Fortalecimiento institucional de la Oficina Técnica del Ozono”- fase XV, financiado por el Fondo Multilateral del Protocolo de Montreal, ejecutado desde la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, por el Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como agencia de implementación. El proyecto busca dar continuidad al fortalecimiento de la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental y su Oficina Técnica del Ozono (OTO), para que esta pueda cumplir con sus obligaciones de planificar, dirigir y monitorear todas las actividades tendientes a eliminar gradualmente el consumo de las sustancias agotadoras de la capa de ozono y reducir el consumo de los HFC, de acuerdo con los compromisos adquiridos por el país ante el Protocolo de Montreal y sus Enmiendas, durante el periodo 2024-2027.
Durante la fase XV se trabajará específicamente en la gestión integral de los HCFC desde el control de su importación y exportación, que inició en el año 2013 y finalizará en el año 2035, hasta su recuperación y disposición final de una forma ambientalmente adecuada, haciendo frente a los nuevos desafíos relacionados con la reducción gradual de los HFC que inició en el año 2024 y finalizará en el 2045 según la Enmienda de Kigali.
Igualmente, durante esta fase se continuará brindando apoyo al sector de formación técnica nacional, al sector privado durante su etapa de transición hacia el uso de refrigerantes con menor impacto sobre el clima y a los auxiliares de la función pública (agentes aduanales), con el fin de reducir en la medida de lo posible el tráfico ilícito.
Complementariamente se apoyarán los procesos de capacitación y sensibilización para reducir el consumo de equipos ineficientes y con refrigerantes que afectan la capa de ozono y el calentamiento global, así mismo, se plantea la implementación gradual de las acciones estratégicas (mínimo 20%) de la Propuesta de Plan de Refrigeración y Climatización Eficiente y Sostenible PRCES a nivel nacional, orientada a la aplicación de los diferentes ejes de acción y a la búsqueda de financiamiento para los 8 perfiles de proyecto descritos en ella. En materia de igualdad de género se continuará con la integración de la política de género del Fondo Multilateral del Protocolo de Montreal en la implementación del proyecto.
Mediante la presente convocatoria se busca la contratación de servicios de una persona para realizar funciones administrativas y de logística, especialmente en la implementación y seguimiento de las actividades programadas en el marco del proyecto, asociadas a finanzas, adquisiciones, recursos humanos, operaciones, logística y demás acciones que permitan la ejecución eficiente y eficaz del proyecto.
Duties and Responsibilities
Asegurar la eficiencia en la ejecución de tareas administrativas, de logística, financieras y operativas, enfocadas en las actividades del Proyecto. La persona que se contrate como Asociada/o Administrativa y de logística, colaborará en el adecuado funcionamiento del proyecto, garantizado la aplicación de las normas y procedimientos del PNUD.
En el marco de esta posición la persona realizará las siguientes actividades sin limitarse solo a ellas:
Realizar y asegurar todos los arreglos logísticos y técnicos requeridos para preparar, coordinar, organizar y contratar eventos tales como cursos (en línea/presenciales), talleres, seminarios, reuniones, campañas, giras, eventos y similares, para que se lleven cabo oportuna y eficazmente de acuerdo con la planificación del proyecto; así como establecer y dar seguimiento a un mecanismo para la recopilación de evidencia y sistematización (documentación de soporte). Apoyar la promoción y el fortalecimiento del Campus DIGECA. Realizar las actividades financieras del proyecto relacionadas con las actividades desarrolladas en su gestión. Colaborar en la elaboración de reportes de cumplimiento, informes y proyecciones trimestrales de ejecución y otros mecanismos de control financiero, basados en la planificación integral realizada, en concordancia con el Documento de Proyecto aprobado. Apoyar la logística para la actualización e implementación de la Propuesta de plan de refrigeración y climatización eficiente y sostenible (PPRCES). En el marco de su gestión, apoyar los procesos de compra de bienes y servicios de acuerdo al plan de adquisiciones, y en los procesos de contratación de consultores que demande el proyecto, trabajando de forma cercana con el personal de operaciones del PNUD y velando que todos los procesos se desarrollen apegados a las pautas y procedimientos del PNUD, así como monitorear el estado, fechas y pago a proveedores de cada uno de los contratos. Igualmente en el marco de su gestión, realizar algunas de las tareas administrativas del proyecto (Quantum/UNall), incluyendo: elaboración de solicitudes de pago, solicitudes de contrato, solicitudes de cotización, requisiciones, solicitudes de supplier, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, solicitud de micro-compras, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, gestionar solicitudes de viajes, pago de viáticos, autorizaciones de viaje, liquidaciones, citas, reuniones, pólizas de seguro, control de activos, aplicación correcta del reglamento de uso de vehículos oficiales, preparar correspondencia de rutina, memorandos, documentos, informes narrativos y financieros, planes de adquisiciones, presentaciones, minutas, según sea necesario y de acuerdo con la ejecución del proyecto; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del programa. Apoyar la tramitación de la Nota Técnica 38 (NT38) en el momento que se requiera, lo que incluye: i.) Un proceso de entrenamiento inicial, ii.) autorización de permisos de importación y exportación de SAO vía electrónica (sistema Tica/Procomer VUCE 2.1 y 2.2), iii.) atención al usuario (vía telefónica y correo electrónico) iv.) inscripción de empresas en el Registro Único de Importadores (RUI) y en el Registro Único de Exportadores (RUE). Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo, en términos de apoyo administrativo y/ o programático, según lo establecido en las Normas y Procedimientos del PNUD. Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.La persona titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Acuerdo Institucional
Se requiere una persona que trabaje tiempo completo, para desarrollar las actividades administrativas, financieras y operativas del proyecto, a fin de alcanzar los resultados esperados. La persona contratada trabajará bajo la supervisión de la persona Gerente del proyecto, el Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) como organismo nacional de ejecución del proyecto y/o de la persona en rol de oficial de programas del PNUD.
Competencies
Esenciales
Lograr Resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad dentro del plazo.
Pensar Innovadoramente: NIVEL 1: Abierta(o) a ideas creativas/riesgos conocidos, soluciona problemas de forma pragmática y realiza mejoras.
Aprender Continuamente: NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide comentarios.
Adaptarse con Agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.
Actuar con Determinación: NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad, confiado.
Participar y Asociarse:NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas.
Facilitar la Diversidad y la Inclusión:NIVEL 1: Apreciar/respetar las diferencias, ser consciente de los prejuicios inconscientes, afrontar la discriminación.
Competencias Transversales y Técnicas
Adquisiciones/Gestión de contratos:Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.
Administración y Operaciones/Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones): Capacidad para gestionar eventos, incluyendo la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc.
Dirección y estrategia de Negocios/ Toma de Decisiones Efectivas:Tomar decisiones de manera oportuna y eficiente de acuerdo con su autoridad, área de especialización y recursos y tomar en consideración las posibles implicaciones más amplias.
Gestión empresarial/ Gestión de Proyectos:Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr metas específicas.
Required Skills and Experience
Educación académica
• Estudios de Secundaria completa (Bachillerato en secundaria) es requerido.
• Título universitario (a nivel Bachillerato) en Administración de Negocios/Empresas, Gestión de Proyectos, Gestión Ambiental, Gestión Empresarial, o carrera afín, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
Años de experiencia laboral relevante
• Mínimo 6 años (con Estudios de Secundaria) o 3 años (con Bachillerato universitario) de experiencia en funciones administrativas, de logística, financieras, coordinación técnico-administrativa en instituciones públicas, empresas privadas y/o proyectos de organismos de cooperación.
Idiomas(s) requeridos
• Fluidez en español es requerida.
• Conocimiento del idioma inglés (operativo) es deseable.
Habilidades y competencias deseables
• Experiencia específica en manejo financiero y gestión de proyectos que involucren cooperación con organizaciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales y organismos internacionales.
• Conocimiento en el protocolo de Montreal o gestión de sustancias químicas.
• Experiencia en el manejo de plataformas de capacitación en línea como Moodle.
• Experiencia previa con Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional.
• Conocimiento en Derechos Humanos, igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas, la agenda 2030 para el desarrollo sostenible.
Habilidades y competencias requeridas
• Dominio de paquetes informáticos, como MS Office, Outlook, entre otros.
• Automotivación y capacidad para trabajar bajo presión.
• Persona orientada a resultados y a trabajar en equipo.
• Persona proactiva.
• Persona flexible y dispuesta a viajar fuera del área metropolitana cuando sea necesario.
• Excelentes habilidades interpersonales.
• Capacidad de trabajar en un ambiente de equipo y de ejercer tacto y discreción en las relaciones con los grupos de interés internos y externos.
• Excelentes habilidades de comunicación.
• Conocimientos en el uso de Internet y herramientas electrónicas.
• Residir en Costa Rica.
Equal opportunity
As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.
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Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority
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Right to select multiple candidates
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