Supply Chain Associate

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal candidates are considered first-tier candidates.
Context

Sous la supervision générale du Resources Management Officer (RMO) au Tchad et la supervision directe du (de la) Responsable de la Chaîne d'Approvisionnement, le/la titulaire du  poste  sera chargé (e) d'organiser les activités d'achats, y compris l'obtention de cotation, les appels d'offres, l'achat et la livraison de fournitures et de matériel de bureau et d'équipement, et de fournir un soutien logistique et administratif aux projets, ainsi que de préparer les demandes de paiement, les rapports et l'encodage.

1. Recevoir toutes les demandes d'achats et d'approvisionnements et s'assurer qu'elles sont toutes approuvées avant de procéder à l'achat en utilisant la matrice d'autorisation de l'OIM applicable au Bureau.
2. Traiter les demandes d'achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s)  fournisseur(s), préparer les résumés d'analyse des offres (BAS) puis la préparation finale du bon de commande (PO) via le système PRISM en utilisant le module de gestion du matériel (MM). S'assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue.
3. Recevoir toutes les demandes d'achats et d'approvisionnements et s'assurer qu'elles sont toutes approuvées avant de procéder à l'achat en utilisant la matrice d'autorisation de l'OIM applicable au Bureau.
4. Traiter les demandes d'achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s) fournisseur(s), préparer les résumés d'analyse des offres (BAS) puis la préparation finale du bon de commande (PO) via le système PRISM en utilisant le module de gestion du matériel (MM). S'assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue.
5. S'assurer que tous les achats sont effectués conformément aux règles de l'OIM en matière de passation de marchés et mettre en œuvre des mécanismes appropriés pour éviter la fraude et assurer la transparence en complément des règles et règlements de l'OIM en matière de passation de marchés.
6. Fournir une liste de contrôle mensuelle sur les engagements ouverts et assurer le suivi avec les collègues concernés pour garantir la fermeture en temps voulu de tous les PR et PO dans le système PRISM.
7. Gérer des services d'achat rentables dans le domaine des contrats et des accords à long terme (LTA) en soutien aux opérations de l'OIM Bénin.
8. S'assurer que les actifs (OIM et bénéficiaires) sont créés dans PRISM par le biais de MM avant la passation de marché et acquis et transférés, désactivés une fois le projet terminé.
9. Conseiller les assistants de projet et les managers sur les offres collectées et les meilleurs biens/services à acquérir.
10. Assurer le suivi avec les fournisseurs et veiller à la livraison en temps voulu des fournitures et matériaux demandés et tenir le personnel du projet concerné informé de l'état de la livraison.
11. Coordonner avec l'unité de réception les biens/services à recevoir et obtenir les bons de livraison et les factures satisfaisants de l'unité de réception.
12. Maintenir un système de classement efficace pour tous les documents, rapports et dossiers d'achat, offres, soumissions, etc. et s'assurer qu'il est régulièrement mis à jour.
13. Compiler avec l'aide du NPLO une base de données complète sur les vendeurs, les prestataires de services, les entrepreneurs fiables qui pourraient être utilisés au Bénin et mener des examens semestriels de la performance des fournisseurs, identifier les opportunités de fournisseurs spécialisés et mettre en œuvre des processus d'accréditation des fournisseurs, le cas échéant.
14. Coordonner avec le Département des Finances pour s'assurer qu'avant la commande finale et la livraison de l'équipement/matériel, le code du projet, le code du compte et la ligne budgétaire ont été déterminés.
15. Tenir un registre des fournitures de bureau et effectuer des inventaires périodiques pour s'assurer que la papeterie et les produits de nettoyage sont réapprovisionnés en temps voulu.
16. Fournir une assistance logistique aux projets, y compris, mais sans s'y limiter, en identifiant les lieux appropriés pour les formations/ateliers, en aidant les assistants de programme à préparer et à compiler le matériel de formation, etc.
17. Préparer les contrats de service selon les besoins et s'assurer que le département LEG de Genève a examiné et approuvé les accords/contrats avant leur signature.
18. Assurer la liaison avec les fournisseurs et les fabricants pour la réparation et la garantie des équipements endommagés.
19. Coordonner les tâches du chauffeur.
20. Planifier, organiser et coordonner les besoins en transport du bureau d'appui du Bénin et assurer une allocation efficace et efficiente des véhicules de l'OIM et des transports loués.
21. Entreprendre d'autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps et qui sont proportionnelles au poste. Education
    • Diplôme universitaire en administration des affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe délivré par un établissement d'enseignement accrédité, avec trois (3) ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine des achats et de la logistique.
    • Diplôme d'études secondaires d'un établissement d'enseignement accrédité, avec cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente.
    • Une certification en approvisionnement, en logistique ou en gestion de la chaîne d'approvisionnement est un avantage. Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.   Experience
      • Connaissance approfondie des politiques, règles et réglementations de l'OIM en matière d'approvisionnement et de logistique.
      • Une expérience de l'exécution de tâches liées aux achats et à la gestion de la chaîne d'approvisionnement avec un an dans un système des Nations Unies ou une organisation multiculturelle sera un atout.
      • Excellentes compétences en communication et en négociation.
      • Capacité démontrée à maintenir l'intégrité dans l'exercice des responsabilités qui lui sont confiées.
      • Capacité à porter une attention particulière aux détails, à prendre des initiatives et à travailler avec un minimum de supervision.
      • Connaissances informatiques, y compris les applications MS Office telles que Word, Excel, etc.
      • Une expérience professionnelle avec le module d'approvisionnement SAP est un atout. Languages
        • Pour tous les candidats, la maîtrise du Français et de l’Anglais est requise (Oral et écrit).
        •  L’Arabe local ou toutes autres langues parlées seraient considérés comme un atout. IOM’s official languages are English, French and Spanish. Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.   Required Competencies   IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.   Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
        • Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
      • Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
    • Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
22. Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.