Créée en 1951, l'OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux.
L'OIM a pour mission de promouvoir des migrations humaines et ordonnées dans l'intérêt de tous. Pour cela, elle offre des services et prodigue des conseils aux gouvernements et aux migrants.Context
L’Organisation Internationale pour les Migrations en Guinée met en œuvre plusieurs projets tous différents dans leur approche et l’Unité Approvisionnement et Logistique joue un rôle clé pour assurer le suivi et le contrôle interne ainsi que l’inventaire des biens mobiliers et immobiliers mis à disposition et ce en conformité avec les procédures de l’organisation en place.
Fonctions principales / Responsabilités
Sous la supervision générale du Ressources Management Officer (RMO) et la supervision directe du Supply Chain Officer, le/la titulaire du poste sera responsable et comptable des fonctions suivantes :
Assurer la réception et le dispatching des commandes internationales et locales liées aux équipements informatiques ainsi que leur affectation aux différents départements réquisitionnaires en effectuant des actions nécessaires dans Wave / ORACLE.
Veiller à ce que l’autorisation appropriée soit fournie avant l’expédition des marchandises ;
S’assurer de la gestion et la mise à jour des inventaires des actifs de l’OIM dans Wave /ORACLE ; étiquetage de tout le matériel existant, et appartenant à l’OIM et retrait du matériel détérioré,
en donation_vente aux enchères ou ayant été amorti dans Wave/ ORACLE ;
Soutenir la gestion efficace de l’entrepôt de l’OIM, s’assurer que l’entrepôt est maintenu dans de bonnes conditions de sécurité et d’hygiène, et reste inaccessible pendant les heures de fermeture ;
Réceptionner les commandes des biens alimentaires et non alimentaires à l’entrepôt conformément aux standards de qualité et de quantité établis dans les bons de commandes
Procéder à un contrôle de qualité systématique lors de la réception des commandes à l’entrepôt
Procéder à la réception des commandes reçues à l’entrepôt dans Wave
Conserver les marchandises dans un endroit sec et propre, protégées en tout temps
Entreposer les marchandises convenablement, conformément aux normes établies: par ex., les denrées alimentaires stockées séparément des marchandises non-alimentaires telles que le carburent ou le ciment, et dans des entrepôts indépendants si possible ;
Tenir un registre de tout dommage, écarts ou pénurie ;
Vérifier et maintenir un registre à jour de tous les mouvements d’entrée et de sortie de marchandises off-system et in-system dans Wave/Oracle, afin de s’assurer de l’exactitude des quantités ;
Faire en sorte que les marchandises endommagées/contaminées ne soient pas introduites dans l’entrepôt
S'assurer que les matériaux sont empilés en toute sécurité sans risque d'effondrement des piles avec une facilité d’accès ;
Assister et coordonner les lancements groupés des projets de réintégration des bénéficiaires de l’OIM
Vérifier les stocks régulièrement et partager un rapport de stock de façon hebdomadaire avant les réunions de coordination entre le programme et la logistique ;
Aider au recrutement et à la gestion des « manœuvres journaliers » quand cela est nécessaire ;
S’assurer que les clés de l’entrepôt sont déposées dans un lieu sûr en tout temps ;
Compléter un Inventaire physique mensuel et annuel des Stocks, et faire le rapportage au supérieur hiérarchique.
Exécuter toutes les autres tâches qui lui seront confiées par le Management Education
- Être titulaire d’un Diplôme d’Étude Secondaire ou Universitaire d'un établissement accrédité, de préférence dans les sciences de Gestion Logistique ou Achats,Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database. Experience
Experience professionnelle documentée.
Minimum Trois (03) ans d’expérience ou cinq (05) ans pour les candidates avec diplôme d’études secondaires, avec les responsabilités progressives dans le domaine de la logistique,
Expérience de travail avec une organisation internationale ou autre institution de coopération internationale un atout ;
Connaissance des systèmes des Achats de l’OIM est un atout,
Très bonne maîtrise de l’informatique et en particulier d’Excel et la maitrise du SAP est atout
Bonne connaissance pratique et expérience des opérations internationales de la chaîne d’approvisionnement et les règles et règlements clés des bailleurs de fonds institutionnels
Connaissance des systèmes des Achats de l’OIM est un atout,
Bonne expérience du contexte socioéconomique général guinéen.Skills
Excellente communication verbale et écrite en Français et en Anglais
Excellentes capacités rédactionnelles, connaissances de techniques de gestion et procédures de Supply Chain, (Warehouse/Asset Management)
Maitrise des outils informatiques MS Office (Outlook, Word, Excel, et Powerpoint)
La maîtrise des langues/dialectes nationaux est un avantage Languages
Les langues officielles de l'OIM sont l'anglais, le français et l'espagnol
Pour tous les candidats, la maîtrise du Français est requise (oral et écrit).
Avoir une connaissance en anglais et d’une des langues locales de la Guinée serait un atout.IOM’s official languages are English, French and Spanish.Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments. Required Competencies IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process. Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
- Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
- Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
- Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
- Être titulaire d’un Diplôme d’Étude Secondaire ou Universitaire d'un établissement accrédité, de préférence dans les sciences de Gestion Logistique ou Achats,Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database. Experience
- Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.Core Competencies – behavioural indicators (Level 1)
- Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.